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#档案治理#《归档文件整理规则》档号体例的原则与要求

时间:2021-10-11    来源:lol赛事押注软件    人气:

本文摘要:档号是在文件整理历程中赋予的,体现整理规则并包罗归档文件种别、排列顺序等要素的一组数字、字符的荟萃。档号能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置,是归档文件的“身份证”。档号体例原则1994年公布的《档号体例规则》(D A/T 13 —94)是规范档号体例的一项重要尺度。 该尺度划定的档号体例规则适用于传统立卷方法整理的档案,但并不适用于归档文件的档号体例。

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档号是在文件整理历程中赋予的,体现整理规则并包罗归档文件种别、排列顺序等要素的一组数字、字符的荟萃。档号能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置,是归档文件的“身份证”。档号体例原则1994年公布的《档号体例规则》(D A/T 13 —94)是规范档号体例的一项重要尺度。

该尺度划定的档号体例规则适用于传统立卷方法整理的档案,但并不适用于归档文件的档号体例。不外,该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简朴性原则以及基本的体例方法是比力科学、合理的,应该为归档文件的档号体例所沿用。1. 唯一性原则档号应指代单一,差别编号工具应赋予差别代码,一个代码只表现一个编号工具。

也就是说,一个档号只能对应一件文件,具有唯一性,不能岀现重复现象。2. 合理性原则档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。

档号保持完整,不随意增加或淘汰某种代码。3. 稳定性原则档号一经确定,一般不应随意改变。对必须改变的档号,应在归档文件目录及所有相关检索工具、数据库中做出同步修改。

改变档号时,还应注明原档号。4. 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量,以便适应档案不停扩充的需要。5. 简朴性原则档号力图简短明晰,以便淘汰代码差错,节约存贮空间,提高处置惩罚效率。

档号的结构在计划归档文件的档号结构时,《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)充实借鉴了《档号体例规则》中的合理部门,并只管与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。《规则》建议以“年度一保管期限机构(问题)”分类法为基准确定档号结构。作出如此选择的原因有二:一是便于馆室衔接;二是思量到机构(问题)为档号结构中选择项,如此可以保持档号结构的易辨识度(牢固项只管放在档号结构的左侧,保证前段一致)。

由此, 《规则》建议档号的基本结构为:全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-机构(问题)代码-件号(如图1所示)其中,档号左边为上位代码,右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线"-”毗连, 同一级代码之间用距离号“ • ”离隔。对于规模较小或公牍管理法式不适于按机构(问题)分类的,《规则》建议应在档号基本结构的基础上,省略机构(问题)代码,其档号结构为:全宗号-档案门类代码•年度-保管期限-件号(如图2所示)需要说明的是,有些部门和地域为解决纸质档案数字副本或电子文件命名、编目要求而使用子件号观点的,举行档号体例时,可以在件号后增加子件号,中间用距离 号“•”离隔。

档号体例要求和方法1. 体例要求《规则》提出的档号结构充实思量了档案类型多样的现状,以及机关和档案馆在档案治理上的差别需求,因而具有较强的普遍适用性。《规则》建议各地域各部门只管使用同前述统一的档号结构举行档号体例,如此可以在较大规模内实现档案数据的互通共享,为档案资源在全国规模内实现规范统一奠基良好的基础。

对于一些部门或地域在新《规则》出台前先行先试,接纳了其他样式档号结构的,应区别情况看待:如接纳的档号结构不合理(既与《规则》提供的档号结构差别,又不能反映本部门或地域分类方法等)。档号要素不齐全(好比不设档案门类、保管期限要素等)、填写方法不规范(如全宗号不用四位代码标识等)的,建议根据《规则》的要求举行调整。

如档号结构与接纳的分类方案协调一致,且不存在上述问题,又能满足机关档案治理和进馆需求的,可以思量在一定时期内保持稳定。纵然如此,也要制止泛起在一个区域内存在多种档号结构或者档案进馆前后接纳差别档号结构的情形,即要制止“一地多号”或“一档两号”,否则容易造成档案资源割裂,引起治理杂乱。2. 体例方法(1)全宗号。全宗号是档案馆给立档单元体例的代号,用4位数字或者字母与数字的联合标识,根据《档号体例规则》体例。

全宗号原则上由数字组成,也可接纳“字 符+数字”的方式体例,其中字符为全宗属类代码。全宗号不足4位的,应在全宗号前补零,如21全宗,在档号中应为“0021” ;全宗号第一位为全宗属类代码的,则应在全宗属类代码之后、数字前补零,如A12全 宗,在档号中应为“A012”。(2)档案门类代码。

归档文件的档案门类代码由“文书” 2位汉语拼音首字母 “WS”标识。其他门类档案,好比照片、 录音、录像、科技、专业档案,参照《规则》 举行整理时,其门类代码可以划分设置为“ZP” “LY” “LX” “KJ” “ZY”;科技、专业门类需要复分的,应参照《科学技术档案案卷组成的一般要求》(GB/T 11822— 2008)和《国家基本专业档案目录》执行。

(3)年度。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2010”。

(4)保管期限。根据国家档案局《机关文件质料归档规模和文书档案保管期限划定》,保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年,划分以代码“Y” “D30” "DIO"标识。

如果档案整理中使用其他年度的定期保管期限,其保管期限代码为“D+年度”。如定期5年标识为 “D5”,定期15年标识为“D15”。(5)机构(问题)代码。

机构(问题)代码接纳3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室用“BGS”等。归档文件未根据机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。(6)件号。

件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如 “0026”。件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“0001”开始标注。

归档章归档章是档号在纸质文件上的详细体现。在电子文件上,可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上对档号举行标识。不外,这种标识并不是必备的,各地域各部门可以在不增加整理肩负的前提下(好比电子文件原来就具备条形码等),凭据详细情况灵活掌握。1. 归档章样式《规则》划定,归档章应将档号的组成部门,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项。

在样式上,《规则》维持六格章样式稳定,规格为长45mm,宽16mm,分为匀称的6格(见图3)。为贯彻“简化整理”的理念,一般不建议在归档章上增加其他分外项目,以免给整理事情带来不须要的肩负。在项目位置上,全宗号、年度、机构或问题、保管期限4个项目在归档章的位置保持稳定,原《规则》室编件号改为件号,馆编件号改为页数。在填写这些项目时,应严格根据各个项目在归档章上的位置举行,不行随意更换位置,以利便识读,便于档案的治理和使用。

需要说明的是,图3中加注括号的文字为提示性文字,是用来说明各编号项目在归档章中的位置,实际制作归档章时无须刻出,以减小归档章的巨细,节约归档章占用的空间。其中标有“*”号的机构或问题项为选择项,不按机构(问题)分类的,归档章上相应位置直接留空即可。

对于归档章的材质和外形,《规则》中没有加以划定,各单元可以利便使用为原则自主选择。2. 盖章要求在纸质文件中,归档章需要逐件标识 在每一件归档文件上,以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空缺位置。

如果向导指挥或收文章等占用上述位置,可将归 档章盖在首页的其他空缺位置,但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹,也不宜与指挥文字或收文章等交织。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。庆幸册等光面印刷文件质料,首页无法盖章,也无法在文件首页前另附纸页,可在质料 内第一页上端的空缺位置加盖归档章。

统计报表等横式文件,在文件右侧居中位置加盖归档章。在归档章填写上,全宗号、年度、保管期限、件号为必备项,根据本节档号体例规则的有关要求填写即可,但件号不足4位 的,不需补“0”。页数也是必备项,为归档文件中有字页面的数量,用阿拉伯数字标识。

机构或问题为选择项,同样根据档号体例规则的有关要求填写(见图4)不外,为了利便识读,便于手工治理,归档章保管期限也可以使用“永久” “30 年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中,应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的,则可凭据分类方案,直接填写“党群” “行政”“业务”等 (见图5)。填写归档章项目时应使用切合档案掩护要求的字迹质料,如碳素墨水、耐久性好的签字笔等,也可使用打号机打号。

克制使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写质料举行填写。归档章中有些项目比力牢固,如全宗号、保管期限、机构(问题)等,有条件的单元可以直接刻在归档章上举行加盖,以淘汰填写项目的事情量。作者:国家档案局 丁德胜。


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